「OJT」と「OFF-JT」_新人研修にともなう社員のストレスを減らす方法

   

「OJT」と「OFF-JT」:新人教育に伴う社員のストレスを減らす方法

「新人社員を即戦力にするにはどうすればいい?」
「有効な社員教育を行う方法が知りたい」

人材育成は企業の業績に大きく影響するため、社員教育について悩んでいる企業の人事・経営者は多いかと思います。

社員教育には大きく分けて「OJT」と「OFF-JT」の2種類があり、新人を即戦力にするならOJTを重視することが大切といわれています。しかし、OJTは教える社員・教わる社員双方にストレスがかかる可能性があるため、教育方法には十分注意しなければいけません。

そこで今回は、新人教育に悩んでいる企業担当者へ向けて、2種類の社員教育の特徴から、OJTの問題点、そして有効な教育を行う方法について解説していきます。
 

 

2種類の社員教育それぞれの特徴と効果は?

社員教育には大きく分けて以下の2種類があります。

  • OJT現任訓練
  • OFF-JT教育訓練
     

新人教育において、「即戦力となる人材」を育成するならOJTを重視した教育計画を作りましょう。

まずは、それぞれの特徴と考えられる教育の効果について見ていきましょう。
 

OJT|コストを下げて即戦力の人材を育成

OJT・OFFJTとは企業内で仕事や職務に関するトレーニング・研修を行う際の手法のひとつです。

OJT( On The Job Training:オン ザ ジョブ トレーニング )では企業内で教育やトレーニングを行うにあたり、実際に従事する業務をこなしながら、先輩や上司から仕事を教わることが特徴です。

仕事をこなしながら知識や技術を身につけていくため、
・できるだけ早く、実際の作業や環境に慣れ必要案スキルを習得する
・業務を滞らせることなく、成果とともに教育を行うことができる

として「即戦力の人材」育成に向いているとされます。

基本的には職場内で行う教育のため、外部の協力を必要としないことからコストをかけずに社員教育が可能です。実際の現場で行われることもあり、社内のコミュニケーションを深められるのもメリットの一つです。

特に人手不足が問題となっている、クリエイティブであったり高度な対人・属人的なスキルを求められる職種においては、従来の教育方法に代わって「OJT」を採用する企業が増えています。
 

OFF-JT|業界の専門知識を深める育成

OFF-JTとは「Off The Job Training( オフ ザ ジョブ トレーニング )」の略で、主にセミナーに参加する・座学研修を行うなどの「 職場以外の場所での研修 」を言います。

通常の業務からいったん離れて行うことが多く、そのほか外部から講師を招いての研修やeラーニングといった様々な形態があることもOFF-JTの特徴の一つです。

OFF-JTで効率よく学ぶことができるのは、専門知識やビジネスマナーといった「仕事を行う上で土台となる知識」です。マネジメントの基礎など、実際の技術よりも抽象的であったり体系的に多くの情報を学ぶ必要がある面でOFF-JTが活用されます。

OFF-JTのみの教育では実際の業務や仕事に慣れる・実技スキルを習得するために時間やさらなる教育が必要となります。しかし、OJTのみでは、その現場から学ぶテクニック以外のスキルやマネージメント力などステップアップに必要な「知識」の取得は難しいのが実状ではないでしょうか。

OJT・OFF-JT両方の長所を生かしたバランスの良い教育が、「即戦力」となる人材の育成には必要です。
 

OJTの課題は現場の「ストレス」と「教育力」
教える・教わる双方のサポートを

OJTはその名の通り「実務を通したトレーニング」のため、既に実務についているスタッフが教育者になります。

実際の上司と部下といった今後も続く関係性の間で行われることもあるため、双方の「ストレス」に十分注意しなければいけません。特に新人やストレス耐性の低い社員の場合、環境の変化も相まってちょっとしたことでも大きなストレスを抱えてしまいやすいです。

上司からの叱責やプレッシャーを受ける・自身の実力と理想の差にショックを受けるといった新入社員が陥りがちな状況以外にも、実際に業務の現場に出ること自体が心理的な圧力になってしまう事もあります。

教育に関する知識のないスタッフが教育者として指示する場合、担当者との関係性・指導スキルの不足によるトラブルや何かわからないことが発生した時に相談できず抱え込んでしまうといったことも起こっています。

また、教育担当者にも大きなストレスが発生します。

教育担当者は自分の業務に加えて指導時間をやりくりしなくてはいけません。
さらに周囲の協力が得られない・社員教育を任せっきりの状態では、新人のミスやトラブルの責任が担当者だけにのしかかってしまう事も。

OJTだけではなく社内教育全般で起こりうることですが、担当者に十分な指導教育スキルがない・誤った指導を行ってしまうと、新人の可能性を損なうだけではなく教える担当者本人のパフォーマンスの低下にも影響します。
 

OJTのストレスを減らして「効果的な教育」にするには、
「目標」と「システム」の明確化を

OJTを成功させるためには、OJT後の「成長像」の共有とOJTの「仕組み(システム)化」が重要になります。

「とりあえず仕事をしてもらえればいいや」「新人だからここまでで十分」と明確なビジョンなく続けていると、新人社員が「下働き」状態 から抜け出せない環境になりがちです。

社員教育は半年・一年といった長いスケジュールの中で行われます。
まずはゴールとなる教育終了後の目標を双方で共有しましょう。

・どのように進めるかといった要領、期間
・教えられる指導の内容、項目
・何が出来たら「習得」となるのかの基準

上記3点は、「教育の目標」として最初に指導担当者・受講者へ示してください。

目標に至るまでにどうしたらいいのか、教育の方法や自分が理解しやすい指示・連絡方法を当人間で検討するための大事な【基礎】となります。

社員教育のストレスは、教育する側が正しい指導方法を知らない・基準が定まっていないことが大きな原因です。

定まった要領や項目がない状態で「一人前の従業員」という漠然としたイメージを目標にしてしまうと、各指導者は自分の経験や主観を元にした「自己流」の指導を行ってしまう……

これでは担当者によって教育プロセスにばらつきが生まれるだけでなく、評価の一貫性がなくなり教えられる側から見ても混乱する・手ごたえのない教育となってしまいます。

また、パワハラを訴える事案の多くは、叱責や注意が必ず起こる教育の場で発生しています。

認識の相違や関係性のズレを解消し、教育する側・される側が安心してトレーニングできるためにも、「明確な目標と指導のための知識・システム」は事前に定めておきましょう。

人事や監督部署などが教育担当者へ以下のような実施に必要な知識や手順を教示し安心して教育に臨める環境を整えます。
・指導計画、指導内容に関する知識の共有
・ハラスメントやコミュニケーションに関する講習
・指導内容や実施報告を行う手順
・教育に当たる担当者・部署への負担や業務上の配慮

並んで、教育担当者からあげられた報告についてどのような基準で評価がなされるのか明示しましょう。OJTのような長期間にわたる計画では、「先行きの見えなさ」が不安や不信感を引き起こします。

教育に向けて社内の環境を整えるステップ・教育後の報告フローを作り目標を定めることで、教育する側・される側の不安やストレスを抑え、「OJTで教育を行う」効果を最大限に引き出すことができるのです。
 

 


新人をなるべく早く即戦力にするには、実際の現場・技術に触れて学んでもらうことが効果的です。その点においても、現場で働きながらそのノウハウを得られる「OJT」の考えは適しています。

しかし、システム化されていないままOJTを導入することは、教育する側とされる側の双方にストレスをかけてしまい、離職やパフォーマンス低下につながります。

教育を受ける側には明確な目標を・教育する側には指導方法や知識を示し、企業がきちんと監督することで初めてOJTが「効果的な教育」となります。
 

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〔参考文献・関連リンク〕

  • 独立行政法人 高齢・障害・求職者雇用支援機構:監督者訓練 仕事の教え方手引き
  • 独立行政法人 高齢・障害・求職者雇用支援機構:監督者訓練 人の扱い方手引き
     
初出:2020年10月27日

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