労働安全衛生法の改正により、平成27年12月から常時使用する労働者が50人以上の事業場ではストレスチェックを行うことが義務化されました。従業員はストレスチェックを受検することにより自分の精神状態を客観的な数値で確認することができ、高ストレス状態にあれば、必要に応じて医師による面接指導を受けることができます。
ストレスチェックを受検した場合、検査結果の取り扱いにはどのようなルールがあるのかを、制度の趣旨と実際のフローを併せて以下に解説していきます。
ストレスチェックは【誰のため】か
従業員にとっては「自分の疲れ」に気が付くきっかけ
現代社会では様々な情報が溢れコミュニケーション手段が多様化し、あらゆることが便利になっている一方で、常に情報や人目にさらされるストレスを感じる場面も増えてきているのではないでしょうか。
高ストレス状態が持続すると、うつ病等の精神疾患を発症して休職したり、離職してしまうケースもあります。事業者側にとっても、意欲的に働いてくれる優秀な従業員がメンタル不調を原因に離職してしまうのは大きな損失となります。
ストレスチェック制度は、労働者の心理的な負担の程度を定期的に検査することで、「従業員のセルフケア」と「事業者による職場環境の改善」を促し、従業員のメンタルヘルスの不調を未然に防ぐことを目的としています。
ストレスチェックは「定期的」に、「自分の心の変化を定点観測」するものです。
「高ストレス者になった！」「昨年と結果を比較したら、疲れているみたい……」といった「気づき」を促し、セルフケアの必要性とメンタルに対する知識の必要性を感じてもらうことで、病気になる前の疲れの段階でケアにつなげることが目的のひとつです。
企業にとっては大事な「従業員の声」が聴けるタイミング
ストレスチェックの結果に基づいて職場環境が改善されることは、従業員と企業間の信頼をつなぐのみならず、労働パフォーマンスの向上にもつながります。ストレスチェックは労使双方にとってメリットがある制度なのです。
ただ、メリットがあるのは「きちんと運用がされる」「職場改善につながる」場合です。ストレスチェックの結果や医師面接の内容が守られなかったり、答えても職場環境が一向に期待できない、受検を強制される……といった従業員の気持ちや情報を軽んじる対応をしていては効果はありません。
人材確保の面でも、働きやすい職場環境の構築や従業員への配慮がなされているか否かは、求職者が職場を判断する1つの視点になりつつあります。
従業員への良好な対応を測る様々な指標が発表されていますが、その中でも法律順守の証として、「ストレスチェックや健康診断の実施が毎年行われているか」は判断材料として欠かせないものになっています。
法律や指針をきちんと理解し職場改善に生かしてこそ、ストレスチェックは従業員にとっても、事業者にとっても、不利益な事態を未然に防ぐことにつながる有益な制度になります。
従業員が受けやすいストレスチェックは？
受検する側が一番不安なのは「結果の取り扱い」
従業員の立場からすると、ストレスチェック制度にはいくつか不安を感じる点があるのではないでしょうか。
「個人の結果が上司や同僚に知られてしまうのではないだろうか？」
「高ストレスと判定されると、人事評価に影響してしまうのではないだろうか？」
「医師の面接指導を受け、実際の勤務に指導を反映する際に上司からの理解が得られるだろうか？」
ストレスチェックの受検率を気にしておられる企業の従業員からお話を伺うと、「忙しい」「受検方法がわからない」に次いで「結果の管理が不安」という声があがりました。
受検する従業員に結果や情報管理に不安があるままだと、受検してもらえないばかりか受検しても「正直な回答をしてもらえなかった」「医師の面接指導を受けてもらえない」といった事態も。
疾病を未然に防ぐストレスチェック本来の目的を果たすためにも「なるべく全員に」、「今の状態を素直に」回答してほしいもの。そのために、まずはストレスチェックの実施体制が安心して受検できることを説明しましょう。
従業員にはストレスチェックを受けない権利がある
制度上、ストレスチェックを実施する義務は事業者にあります。
一方、従業員には勤務先で実施されたストレスチェックを受検する義務はなく、受検しないことを選択する権利があります。この点が、同じ労働安全衛生法で義務付けられている健康診断とは異なります。
事業者からの制度についての説明が不十分な場合など、従業員が健康診断と同様にストレスチェックにも受検義務があると勘違いをしてしまうこともあります。
ストレスチェックの実施は従業員にとっても新しい制度ですので、制度の内容と受検するメリットを説明する機会を設け、受検を勧奨していきましょう。
結果は「上司」「会社」には伝わらない
人事権を持つ人は、従業員のストレスチェックの結果を知ることはできません。
ストレスチェックの個人結果を閲覧できるのは、ストレスチェック実施者・ストレスチェック実施事務従事者に限られています。
厚生労働省より公表されている「労働安全衛生法に基づく ストレスチェック制度 実施マニュアル」にその運営に関する規定が紹介されていますが、本制度を導入することで従業員に不利な影響が及ばないように配慮されていることがわかります。
ストレスチェックの制度運営に携わる「制度担当者」には人事部長や総務部長など人事権を持つ人もなることができますが、回答データの取り扱いや面接指導の勧奨等、従業員個人のデータを取り扱う業務は行うことができません。
また、実施者は医師や保健師等の有資格者しかなることができず、実施事務従事者を含めて守秘義務があり、これに違反すると処罰の対象となります。
検査結果を取り扱うのは誰？
ストレスチェックにおいては実施事務従事者が実施者をサポートする形で実施に関する事務作業が行われます。
検査結果等の個人情報にアクセスすることができるのは実施者と実施事務従事者だけです。
実施事務従事者には人事評価に関する権限を持つ人はなることはできないと明確に規定されています。
人事部や総務部の中で人事権のない方が担当する事が多く、運用サポートも含む実際の担当者として情報管理の中心的な役割も必要となります。
社内でも一部の従業員以外は検査結果などの個人情報にアクセスすることはできない仕組みとなっているのです。
記録を保存する人は誰？
ストレスチェックの実施記録は、内容や同意の有無によって異なりますがおおむね 実施者 もしくは 事業者が指名した実施事務従事者 が5年間の保管を行うよう定められています。実施事務従事者が保管を行う際にはパスワードをかけるなど担当者以外が見ることができないような管理運用が求められます。
医師の面接指導の記録も同様に、実施者（産業医や保健師等）に5年間保管してもらい、事業者には従業員個人の結果がわからないようにする配慮があります。
実施者から企業に対して資料の保管を依頼することもありますが、このような場合も実施事務従事者が他の人の目に触れないよう厳重に注意して保管しなければなりません。
ストレスチェックの結果についての情報開示と同意の取り方
ストレスチェックの結果は、従業員本人の同意があれば事業者へ情報を開示することができますが、本人が同意しなければ結果の内容を事業者に知られることはありません。情報開示についての同意の取り方にもルールが定められています。
労働者代表などが包括的に全従業員を代表して同意の有無を決める、または代理として同意を行うことは禁止されています。直接、本人から同意がない場合は情報は開示されてはいけません。自分の意思に反して勝手に同意されるというようなこともありません。
また、オプトアウト方式により同意をとることは禁止されています。
オプトアウト方式とは、同意するか否かについて意思を表示しない場合には同意したとみなす方式です。したがって、情報開示の同意について意思表示しなかった場合に同意したとみなされて、知らないうちに事業者に情報が開示されていたということもあってはなりません。
また、検査結果を個人に通知する前に同意を取得してはならないというルールもあります。これは、受検者が自分の受検結果を確認してから、その内容を加味したうえで最終的に同意するかどうかを決めることができるようにするためです。
実際には、検査結果の配布と同時に同意に関する意思確認の書類が配布される、または、電信メールが配信されるケースが多いと思います。
実際の結果は【直属の上司にはわからない】
実施事務従事者には具体的にどんな人がなるのでしょうか。
実は実施事務従事者になれる人の要件は厳しくはありません。人事権さえ持たなければ役職や業務内容は問われないので、通常は人事権を持たない人事部や総務部の社員がなることが多いと思います。
ただし、前述した通り実施事務従事者には厳格な守秘義務が課せられています。ストレスチェックに関わる事務で得られた情報は、担当を外れた後も口外しない・人に漏らさない・保管管理を一任される……などの制約があり、これに反すると処罰の対象となります。
企業によっては従業員に負担がないように実施事務従事者の事務や業務を外注するケースも多いようです。
ストレスチェックの結果は繊細な個人情報なので、従業員の不安を払拭し、ストレスチェックを効果的なものにするためにも外注を検討することは企業にとって有益な選択肢となるでしょう。
外注する場合は、費用、結果処理のスピード、信頼性等を考慮して選択するようにしましょう。
〔 参考文献・関連リンク 〕
- 厚生労働省：「労働安全衛生法に基づく ストレスチェック制度 実施マニュアル」
| 初出：2017年9月5日 / 編集：2023年4月17日 |
